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Muitas empresas ainda utilizam serviços de e-mail gratuitos em suas operações. Entretanto, essas contas do tipo pessoal apresentam sérias limitações quando utilizadas em escala empresarial. Para evitar dores de cabeça, é essencial o uso de um e-mail corporativo.

Você ficou interessado em saber como este tipo de e-mail funciona e, principalmente, como sua empresa pode se beneficiar com o seu uso? Então, continue a leitura deste artigo e descubra neste artigo, o que é, seus benefícios e como escolher um provedor confiável.

O que é e como ele funciona?

É o nome dado ao serviço de e-mail que utiliza um domínio personalizado, sendo um poderoso instrumento de comunicação entre os colaboradores da sua empresa e o público externo. A sua utilização garante muito mais credibilidade na troca de informações, além de proporcionar uma maior segurança para o seu destinatário. Isto é, acaba evitando que transmita ao público a imagem de uma atividade amadora e desprotegida. Portanto, o e-mail profissional vai muito além do nome da sua empresa depois do arroba (Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.). Ele se tornou uma importante ferramenta de comunicação e uma fonte de profissionalismo para o negócio.

O seu funcionamento é muito similar ao e-mail pessoal, porém a grande diferença está no risco de ataques e vazamento de dados, que é muito menor.

Como este risco é alto no meio digital, adotá-lo se torna uma excelente opção para o seu negócio.

Benefícios de contratar

Sua utilização vem se tornando fundamental na rotina das empresas, principalmente quando falamos sobre o acesso facilitado às ferramentas de suporte que são oferecidas. Este é um dos motivos que levam as empresas a apostarem no seu uso.

Entretanto, existem diversos benefícios:

1 - Credibilidade

A credibilidade de uma empresa é construída a partir de detalhes, como um endereço de e-mail. Já imaginou receber um e-mail de um fornecedor ou parceiro por meio do e-mail pessoal? A imagem que você terá dele, sem dúvida, será amadorismo e falta de profissionalismo, certo?

Este pequeno detalhe poderá refletir em como o público em geral e seus próprios colaboradores enxergam seu negócio. Ainda, contas sem um domínio próprio possuem maiores chances de serem ignoradas na caixa de entrada ou serem direcionadas automaticamente para o spam.

2 - Produtividade

Os gestores podem controlar o fluxo de informações trocadas entre os colaboradores da empresa. Afinal, quando é detectado um alto volume de e- mails, significa que alguns processos podem ser feitos de forma otimizada. Além disso, isso pode ser indício de desinformação entre os setores.

Outro grande benefício é que e-mails pessoais podem atrapalhar a produtividade, sendo um ponto de desatenção do trabalho e tendência de dispersar a atenção. Ao optar por ele, você tem a certeza de que apenas mensagens de cunho profissional serão recebidas, mantendo o foco do seu colaborador.

3 - Agilidade na comunicação

Quando sua empresa utiliza e-mails empresariais, compartilhando a estrutura de servidores e o sistema de gerenciamento, é possível criar grupos para disseminar informações com maior agilidade.

Ainda, este meio de comunicação proporciona um envio rápido dos dados e um gerenciamento eficaz dos remetentes e destinatários.

4 - Colaboração

Além de todos os benefícios que já listamos até aqui, vale ressaltar que o pode ser uma ótima ferramenta de colaboração ou treinamentos. Com ele, participantes de um projeto podem trabalhar juntos, cada um no seu tempo, ao invés da pressão de uma videoconferência.

5 - Segurança

Geralmente costumam seguir todas as diretrizes de segurança e privacidade dos dados. Com isso, o gestor de TI da sua empresa consegue identificar o mau uso de dados sensíveis e até possíveis brechas de segurança. Além disso, os provedores de e-mails oferecem backups de mensagens enviadas. Assim, todas as suas informações ficam armazenadas com segurança e sem risco de perdas.

Como escolher um serviço de confiança?

Acredito que se você chegou até aqui já percebeu todas as vantagens que o uso dele trará para a sua empresa. Pensando nisso, preparamos um guia rápido com o passo a passo para escolher um servidor confiável.

● Compare custo e a quantidade de e-mail: este fator é determinante na escolha de um provedor, pois enquanto algumas empresas cobram por conta, outras comercializam planos com uma quantidade fixa de e-mails;

● Verifique a disponibilidade: quantos dias no ano o provedor garante que o serviço estará no ar. Normalmente é expresso em porcentagem e o ideal é que seja acima de 99%;

● Pergunte a respeito da entregabilidade: é a capacidade do e-mail ser entregue ao destinatário. Neste item, alguns requisitos técnicos precisam ter avaliados como se a mensagem é criptografada, se o IP do servidor é fixo ou dinâmico e se o servidor possui chave de origem pública (DKIN);

● Certifique-se da usabilidade: isso quer dizer se ele pode ser utilizado em outras plataformas disponíveis no mercado ou se é necessário o uso dentro de plataforma própria;

● Suporte: verifique se o provedor possui canais de atendimento ágeis e os horários que estarão disponíveis.

Cuidados na contratação um provedor de e-mail

Imaginar a rotina de trabalho sem o uso do e-mail é uma tarefa complicada.

Existem diversos provedores que oferecem o serviço. Porém, é importante que você fique atento a alguns aspectos, como:

● Segurança da transmissão dos dados;
● Política de privacidade;
● Suporte.

Além disso, possuem sistemas estáveis, filtros antispam, sincronização de mensagens em tempo real e agregam serviços variados, como chat, videoconferência, armazenamento e edição de arquivos. É possível afirmar que estão se tornando cada vez mais importantes tanto para empresas como profissionais liberais que desejam transmitir credibilidade e confiança aos seus clientes. O mercado está repleto de soluções, portanto é fundamental que você avalie os recursos e preços antes de dar seu próximo passo na internet e ter o seu e-mail profissional.

Fonte: Penso Tecnologia