Muitas empresas ainda utilizam serviços de e-mail gratuitos em suas operações. Entretanto, essas contas do tipo pessoal apresentam sérias limitações quando utilizadas em escala empresarial. Para evitar dores de cabeça, é essencial o uso de um e-mail corporativo.
Você ficou interessado em saber como este tipo de e-mail funciona e, principalmente, como sua empresa pode se beneficiar com o seu uso? Então, continue a leitura deste artigo e descubra neste artigo, o que é, seus benefícios e como escolher um provedor confiável.
É o nome dado ao serviço de e-mail que utiliza um domínio personalizado, sendo um poderoso instrumento de comunicação entre os colaboradores da sua empresa e o público externo. A sua utilização garante muito mais credibilidade na troca de informações, além de proporcionar uma maior segurança para o seu destinatário. Isto é, acaba evitando que transmita ao público a imagem de uma atividade amadora e desprotegida. Portanto, o e-mail profissional vai muito além do nome da sua empresa depois do arroba (Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.). Ele se tornou uma importante ferramenta de comunicação e uma fonte de profissionalismo para o negócio.
O seu funcionamento é muito similar ao e-mail pessoal, porém a grande diferença está no risco de ataques e vazamento de dados, que é muito menor.
Como este risco é alto no meio digital, adotá-lo se torna uma excelente opção para o seu negócio.
Sua utilização vem se tornando fundamental na rotina das empresas, principalmente quando falamos sobre o acesso facilitado às ferramentas de suporte que são oferecidas. Este é um dos motivos que levam as empresas a apostarem no seu uso.
Entretanto, existem diversos benefícios:
A credibilidade de uma empresa é construída a partir de detalhes, como um endereço de e-mail. Já imaginou receber um e-mail de um fornecedor ou parceiro por meio do e-mail pessoal? A imagem que você terá dele, sem dúvida, será amadorismo e falta de profissionalismo, certo?
Este pequeno detalhe poderá refletir em como o público em geral e seus próprios colaboradores enxergam seu negócio. Ainda, contas sem um domínio próprio possuem maiores chances de serem ignoradas na caixa de entrada ou serem direcionadas automaticamente para o spam.
Os gestores podem controlar o fluxo de informações trocadas entre os colaboradores da empresa. Afinal, quando é detectado um alto volume de e- mails, significa que alguns processos podem ser feitos de forma otimizada. Além disso, isso pode ser indício de desinformação entre os setores.
Outro grande benefício é que e-mails pessoais podem atrapalhar a produtividade, sendo um ponto de desatenção do trabalho e tendência de dispersar a atenção. Ao optar por ele, você tem a certeza de que apenas mensagens de cunho profissional serão recebidas, mantendo o foco do seu colaborador.
Quando sua empresa utiliza e-mails empresariais, compartilhando a estrutura de servidores e o sistema de gerenciamento, é possível criar grupos para disseminar informações com maior agilidade.
Ainda, este meio de comunicação proporciona um envio rápido dos dados e um gerenciamento eficaz dos remetentes e destinatários.
Além de todos os benefícios que já listamos até aqui, vale ressaltar que o pode ser uma ótima ferramenta de colaboração ou treinamentos. Com ele, participantes de um projeto podem trabalhar juntos, cada um no seu tempo, ao invés da pressão de uma videoconferência.
Geralmente costumam seguir todas as diretrizes de segurança e privacidade dos dados. Com isso, o gestor de TI da sua empresa consegue identificar o mau uso de dados sensíveis e até possíveis brechas de segurança. Além disso, os provedores de e-mails oferecem backups de mensagens enviadas. Assim, todas as suas informações ficam armazenadas com segurança e sem risco de perdas.
Como escolher um serviço de confiança?
Acredito que se você chegou até aqui já percebeu todas as vantagens que o uso dele trará para a sua empresa. Pensando nisso, preparamos um guia rápido com o passo a passo para escolher um servidor confiável.
● Compare custo e a quantidade de e-mail: este fator é determinante na escolha de um provedor, pois enquanto algumas empresas cobram por conta, outras comercializam planos com uma quantidade fixa de e-mails;
● Verifique a disponibilidade: quantos dias no ano o provedor garante que o serviço estará no ar. Normalmente é expresso em porcentagem e o ideal é que seja acima de 99%;
● Pergunte a respeito da entregabilidade: é a capacidade do e-mail ser entregue ao destinatário. Neste item, alguns requisitos técnicos precisam ter avaliados como se a mensagem é criptografada, se o IP do servidor é fixo ou dinâmico e se o servidor possui chave de origem pública (DKIN);
● Certifique-se da usabilidade: isso quer dizer se ele pode ser utilizado em outras plataformas disponíveis no mercado ou se é necessário o uso dentro de plataforma própria;
● Suporte: verifique se o provedor possui canais de atendimento ágeis e os horários que estarão disponíveis.
Cuidados na contratação um provedor de e-mail
Imaginar a rotina de trabalho sem o uso do e-mail é uma tarefa complicada.
Existem diversos provedores que oferecem o serviço. Porém, é importante que você fique atento a alguns aspectos, como:
● Segurança da transmissão dos dados;
● Política de privacidade;
● Suporte.
Além disso, possuem sistemas estáveis, filtros antispam, sincronização de mensagens em tempo real e agregam serviços variados, como chat, videoconferência, armazenamento e edição de arquivos. É possível afirmar que estão se tornando cada vez mais importantes tanto para empresas como profissionais liberais que desejam transmitir credibilidade e confiança aos seus clientes. O mercado está repleto de soluções, portanto é fundamental que você avalie os recursos e preços antes de dar seu próximo passo na internet e ter o seu e-mail profissional.
Fonte: Penso Tecnologia
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